PENGENDALIAN INTERN DAN AKUNTANSI
UNTUK KAS
Kas
dapat diubah menjadi aktiva lain dan digunakan untuk membeli barang atau jasa,
oleh karena itu kas disebut juga aktiva
liquid (cair).
A. PENGENDALIAN INTERN
Dalam perusahaan kecil,
pemilik perusahaan dapat melakukan pengawasan atas semua operasi perusahaan
melalui pengawasan langsung dalam operasi perusahaan.
Sistem pengendalian
intern yang dirancang dengan baik akan dapat mendorong ditetapkannya kebijakan
manajemen. Selain itu juga mendorong terciptanya efisiensi operasi; melindungi
aktiva perusahaan dari pemborosan, kecurangan, dan pencurian; serta menjamin
terciptanya data akuntansi yang tepat dan bisa dipercaya.
Prosedur-prosedur
pengendalian intern berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan
lainnya dan bergantung pada beberapa faktor, seperti sifat operasi dan besarnya
perusahaan.
Tujuh buah prinsip
pengendalian intern yang pokok meliputi:
1. Penetapan
tanggung jawab secara jelas.
2. Penyelenggaraan
pencatatan yang memadai.
3. Pengasuransian
kekayaan dan karyawan perusahaan.
4. Pemisahan
pencatatan dan penyimpanan aktiva.
5. Pemisahan
tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan.
6. Pemakaian
peralatan mekanis (bila memungkinkan)
7. Pelaksanaan
pemeriksaan secara independen.
Ketujuh buah prinsip
pengendalian intern di atas akan dibahas dalam uraian berikut:
1. Penetapan Tanggung Jawab Secara
Jelas
Untuk menciptakan
pengendalian intern yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara
jelas dan tiap orang yang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan
padanya. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu
kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas
kesalahan tersebut. Sebagai contoh, bila dua orang petugas bagian penjualan
menggunakan satu peti penyimpanan uang yang sama dan terjadi kekurangan kas,
maka akan sulit untuk mencari petugas mana yang telah melakukan kesalahan.
2. Penyelenggaraan Pencatatan Yang
Memadai
Untuk melindungi aktiva
dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang ditetapkan,
diperlukan pencatatan yang baik. Catatan yang bisa dipercaya akan menjadi
sumber informasi yang dapat digunakan manajemen untuk memonitor operasi
perusahaan. Untuk menciptakan pengendalian intern yang baik, perusahaan harus
merancang formulir-formulir (business papers) secara cermat sesuai dengan
kebutuhan, dan menggunakannya dengan benar. Sebagai contoh, apabila formulir
order penjualan dirancang dengan baik, maka petugas penjualan dapat mencatat
informasi secara tepat dan efisiensi, tanpa ditunda-tunda, sehingga pembeli
tidak perlu menunggu terlalu lama.
3. Pengansuransian kekayaan dan
Karyawan Perusahaan
Kekayaan perusahaan
harus diasuransi dengan jumlah pertanggungan yang memadai. Salah satu cara
mempertanggungkan karyawan ialah dengan membeli polis asuransi atas kerugian
akibat pencurian oleh karyawan. Cara seperti ini akan dapat mengurangi
pencurian, karena perusahaan asuransi (penanggung) akan melakukan pengusutan,
seandainya terjadi kekurangan (kehilangan) kas.
4. Pemisahan Pencatatan dan
Penyimpanan Aktiva
Prinsip pokok
pengendalian intern mensyaratkan bahwa pegawai yang menyimpan atau bertanggung jawab
atas aktiva tertentu, tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi atas
aktiva yang bersangkutan. Pegawai yang bertanggung jawab atas suatu aktiva
cenderung untuk tidak memanipulasi atau mencuri aktiva yang menjadi tanggung
jawabnya, karena ia tahu bahwa ada orang lain yang menyelenggarakan pencatatan
atas aktiva tersebut.
5. Pemisahan Tanggung Jawab atas
Transaksi Yang Berkaitan
Pertanggungjawaban atas
transaksi yang berkaitan atau bagian-bagian dari transaksi yang berkaitan harus
ditetapkan pada orang-orang atau bagian-bagian dalam perusahaan, sehingga
pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa (dicheck) oleh orang
lain. Agar barang yang diterima benar-benar dicheck mengenai kebenaran jumlah
dan kualitasnya, dan agar semua faktor pembelian diperiksa dahulu kebenarannya
sebelum dibayar.
6. Penggunaan Peralatan Mekanis (jika
Memungkinkan)
Sebaiknya perusahaan
menggunakan peralatan-peralatan mekanis, seperti kas register, check protector,
mesin pencatat waktu, dan peralatan mekanis lainnya. Kas register yang memiliki
pita pencatat terkunci didalamnya, akan mencatat semua transaksi penjualan
tunai. Cek protector yang dapat membuat perforasi mengenai jumlah rupiah setiap
check, akan bermanfaat untuk menghindari terjadinya penggantian angka rupiah
pada cek. Mesin pencatat waktu akan dapat mencatat dengan tepat saat pegawai
mulai masuk kerja dan meninggalkan tempat pekerjaannya.
7. Pelaksanaan Pemeriksaan Secara
Indenpenden
Apabila terjadi
pengantian karyawan mengalami kelelahan, maka prosedur yang telah ditetapkan
mungkin diabaikan atau dilangkahi. Oleh karena itu perlu dilakukan pengkajian
ulang secara teratur, untuk memastikan bahwa prosedur-prosedur telah diikuti
dengan benar.
Selain diperiksa oleh
pemeriksaan intern, perusahaan biasanya diperiksa juga oleh akuntan publik yang
bertindak sebagai pemeriksaan ekstern. Akuntan publik melakukan pengujian atas
catatan akuntansi perusahaan dan melaksanakan prosedur pemeriksaan lainnya
untuk memberi pendapat apakah laporan keuangan yang diterbitkan perusahaan
telah disajikan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.
B. PENGENDALIAN INTERN TERHADAP KAS
Pengendalian intern
yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk
melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Dalam merancang
prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan tiga prinsip pokok
pengendalian intern. Pertama, harus terdapat pemisahan tugas secara tepat,
sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani transaksi kas dan menyimpan
kas tidak merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas.
Kedua, semua penerimaan
kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara harian. Ketiga, semua
pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan uang tunai, yaitu
melalui kas kecil.
Prosedur-prossedur yang
digunakan untuk mengawasi kas, bisa berbeda-beda antara perusahaan yang satu
dengan yang lain nya. Oleh karena
itu hendaknya dipahami bahwa prosedur-prosedur yang bakan diuraikan dibawah ini
hanyalah merupakan sekadar contoh praktik yang banyak digunakan pada berbagai
perusahaan.
1. Penerimaan Kas dan Penjualan Tunai
Penerimaan kas yang
berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui kas
register pada saat transaksi penjualan terjadi. Hal terakhir yang perlu
diperhatikan adalah merancang kas register sedemikian rupa, sehingga mesin kas
register hanya dapat dibuka oleh orang yang berwenang.
2. Penerimaan Kas Melalui Pos
Penerimaan kas melalui
pos dapat berujud cek yang diterima dalam amplop atau berupa poswesel. Apabila
cek diterima melalui pos, maka pada saat amplop dibuka harus dihadiri oleh dua
petugas. Apabila penerimaan kas melalui pos berupa poswesel, maka seperti
halnya penerimaan cek melalui pos, penanganannya dilakukan oleh dua orang
petugas.
3. Pengeluaran Kas
Pengawasan atas
penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui
pos, merupakan hal yang penting. Akan tetapi kecurangan atau penyelewengan
biasanya jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas, melainkan melalui
pengeluaran kas atau pengeluaran atau dengan menggunakan faktur fiktif (palsu).
C. SISTEM VOUCHER DAN PENGAWASAN
Sistem ini menetapkan
ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Kewajiban
perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui ( disahkan )
oleh orang yang diberi wewenangan oleh perusahaan
2. Prosedur-prosedur
yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi verifikasi, pengesahan,
dan pencatatan, harus ditetapkan
3. Cek
hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi,
disahkan, dan dicatat dengan benar
4. Kewajiban
harus dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus
diperlakukan sebagai transaksi yang indenpenden.
Dari penjelasan tentang
masing-masing dokumen dibawah ini terlihat betapa banyaknya pengawasan terhadap
pengeluaran kas yang timbul dari pembelian barang dagang.
1. Permintaan pembelian
Perusahaan dagang yang
besar, kepala-kepala bagian tidak diizinkan untuk memesan sendiri barang yang
diperlukannya langsung kepada pemasok. Kepala bagian yang memerlukan barang
melakukan fungsi ini dengan membuat dan menandatangani dokumen yang disebut
permintaan pembelian,sebanyak 3 lembar.
2. Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian
adalah formulir (dokumen) perusahaan yang digunakan oleh bagian pembeli untuk
memesan barang dari produsen atau grosir. Pesanan pembelian meminta agar
pemasok mengirim barang yang dipesan.
Bagian pembelian
membuat pesanan pembelian sebanyak 4 (empat) lembar (atau mungkin lebih).
Dokumen trsebut didistribusikan sebagai berikut:
Lembar
1. Atau
lembar asli, dikirim kepada pemasok sebagai pesanan, dan sekaligus sebagai
permintaan untuk mengirim barang yang dipesan.
Lembar
2, dengan
dilampiri permintaan pembelian, dikirim ke bagian akuntansi yang kelak akan
digunakan sebagai dasar untuk memberi pengesahan atas faktur pembelian agar
dapat dilkukan pembayaran.
Lembar
3,
dikirim kebagian yang meminta sebagai pemberitahuan bahwa permintaan pembelian
telah dilakukan.
Lembar 4,
ditahan dibagian pembelian sebagai arsip.
3. Faktur
Faktur adalah surat
yang berisi pernyataan bahwa barang-barang yang tertulis di dalamnya telah
dijual. Ditinjau dari sudut si penjual (pembuat faktur), dokumen ini disebut
faktur penjualan. Bagi pembeli, faktur yang diterimanya dari penjualan disebut
faktur pembelian.
4. Laporan Penerimaan Barang
Perusahaan-perusahaan
besar biasanya dibentuk bagian khusus yang ditugasi untuk menerima
barang-barang dagangan atau aktiva lain yang dibeli perusahaan.
5. Pengesahan Faktur
Dengan diterimanya
laporan penerimaan barang oleh bagian akuntansi, maka sekarang bagian akuntansi
telah menerima empat macam dokumen yang berhubungan denga pembelian barang,
yaitu:
a. Permintaan
pembelian yang berisi nama (jenis) dan jumlah barang yang diminta untuk
dipesan.
b. Pesanan
pembelian yang berisi nama dan jumlah barang yang sesungguhnya dipesan.
c. Faktur
yang menunjukkan jumlah satuan, keterangan, harga satuan, dan total harga barang
yang dikirim oleh penjual.
d. Laporan
penerimaan barang yang berisi daftar barang dan kondisi barang yang diterima.
6. Voucher
Voucher adalah dokumen
yang berisi:
a. Keterangan
ringkas transaksi
b. Tanda
telah diperiksa
c. Persetujuan
untuk dicatat dan dibayar.
D. REKENING GIRO BANK SEBAGAI ALAT
PENGAWASAN
Penyimpanan kas dalam
rekening giro bank merupakan bagian dari pelaksanaan pengendalian intern,
karena bank biasanya menerapkan praktik-praktik tertentu yang mengamankan kas.
Kas adalah merupakan
aktiva yang paling penting. Hal ini disebabkan oleh sifat kas yang merupakan
alat pertukaran yang paling umum, dan hampir semua transaksi pada akhirnya akan
mempengaruhi kas.
Dokumen-dokumen yang
digunakan dalam pengawasan tersebut yang berupa:
a. Kartu
Tanda-tangan.
Bank mensyaratkan bahwa setiap
orang yang diberi wewenangan menandatangani cek (pemengana giro) untuk
mencantumkan tanda tangannya pada kartu tanda tangan.
b. Bukti
Setoran.
Bank biasanya telah menyediakan
formulir yang digunakan pada saat seseorang akan menyetor ke rekening giro
tertentu, yang disebut formulir atau bukti setoran.
c. Cek.
Untuk mengambil uang dari suatu
rekening giro pemegang giro harus menarik cek, yaitu perintah kepada bank untuk
membayar kepada orang atau perusahaan.
d. Laporan
Bank
Pada akhir bulan, bank biasanya
mengirimkan laporan bank bulanan kepada para pemegang giro. Laporan tersebut
berisi salso awal dan saldo akhir bulan, serta daftar transaksi yang terjadi
selama bulan yang bersangkutan.
e. Rekonsiliasi
Bank
Pengendalian intern kas yang baik
akan dapat member informasi mengenai sumber kas perusahaan, dikeluarkan untuk
apa, dan berapa salso kas setiap saat dikehendaki. Oleh karena itu, akuntan
harus dapat menjelaskan sebab-sebab terjadinya perbedaan antara catatan
perusahaan dengan laporan bank, dan menentukan jumlah saldo rekening giro yang
sesungguhnya pada suatu saat tertentu. Proses ini disebut rekonsilisasi bank.
Beberapa penyebab
perbedaan antara saldo menurut pembukuan perusahaan dengan laporan bank adalah
sebagai berikut:
a.
Bank belum mencatat transaksi tertentu:
v Setoran
dalam perjalanan.
v Cek
dalam perjalanan
b.
Perusahaan belum mencatat transaksi
tertentu.
v Penerimaan
kas melalui bank
v Biaya
administrasi bank
v Pendapatan
bunga atau jasa giro
v Cek
kosong dari konsumen atau debitur
v Cek
dikembalikan kepada penyetor karena alas an lain (bukan cek kosong)
c. Bank
atau perusahaan (atau kedua-duanya) telah melakukan kesalahan pencatatan.
TAHAP-TAHAP
PENYUSUNAN REKONSILIASI BANK
Tahap-tahap penyusunan
rekonsiliasi bank adalah sebagai berikut:
1. Mulailah
dengan saldo yang tercantum laporan bank dan saldo yang tercantum dalam
rekening kas perusahaan(disbut juga”saldo perbuku”).
2. Tambahkan
atau kurangkan pada saldo per bank, hal-hal yang tercantum dalam pembukuan
perusahaan tetapi tidak tercantum dalam laporan bank.
3. Tambahkn
atau kurangkan pada saldo perbuku, hal-hal yang tercantum dalam laporan bank
tetapi tidak tercatat dalam pembukuan perusahaan.
4. Hitunglah
saldo per bank yang telah disesuaikan dan saldo per buku yang telah
disesuaikan.
5. Buatlah
jurnal untuk setiap hal yang terdapat pada butir 3 di atas, yaitu hal-hal yang
tercantum pada sisi per buku (perusahaan) dalam rekonsiliasi bank.
6. Perbaiki
semua kesalahan yang terdapat dalam pembukuan perusahaan, dan sampaikan
pemberitahuan ke bank telah melakukan ke salahan.
E. DANA KAS KECIL
Salah satu prinsip
pokok dalam pengawasan terhadap pngeluaran kas ialah bahwa semua pengeluaran
kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek. Hampir semua perusahaan melakukan pengeluaran kas untuk biaya pos,
telegram, pembelian jenis-jenis perlengkapan tertentu, perjalanan dinas, dan
sebagainya.
Pengoperasian kas kecil
seperti dilukiskan disebut (imprest system) meliputi;
1. Pembentukan
kas kecil
2. Melakukan
pembayaran melalui kas kecil
3. Pengisian
kembali kas kecil.
Sebagai contoh,
misalkan pada tanggal 15 maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali
kas kecil sebesar Rp87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas
kecil berupa biaya pos Rp44.000,00 biaya angkut pembelian Rp18.000,00,
perlengkapan kantor Rp20.000,00, dan macam-macam biaya lainnya Rp5.000,00.
Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah
sebagai berikut:
Maret 15 Biaya
pos…………………………… Rp 44.000,00
Biaya angkut
pembelian……………. 18.000,00
Perlengkapan kantor………………... 20.000,00
Macam-macam biaya………………..
5.000,00
Kas …………………………………. Rp 87.000,00
(untuk mengisi kembali dana kas kecil)
F. PROSEDUR PENGENDALIAN INTERN LAINNYA
Prosedur pengendalian
intern diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan seperti pembelian,
penjualan, penerimaan kas, pengeluaran kas, dan pengawasan terhadap aktiva
tetap. Berbagai prosedur pengendalian intern akan dijumpai pada bab-bab
selanjutnya. Namun pada bab ini perlu dibahas pengendalian yang berkaitan
dengan pembelian barang tapi sekaligus juga menyangkut pengendalian atas kas,
yaitu pengendalian tentang pemanfaatan kesempatan mendapat potongan tunai.
Contoh: pada tanggal 2
oktober, Pt Muria membeli barang
dagangan seharga Rp100.000,00 dengan termin 2/10,n/60, maka jurnal yang harus
dibuat untuk mencatat pembelian diatas dan pembayarannya pada tanggal 12
oktober adalah sebagai berikut:
Okt. 2
Pembelian……………………. 100.000,00
Utang dagang……………….. 100.000,00
(Pembelian barang dagangan dengan termin 2/10,n/60).
Okt. 12
Utang dagang……………….. 100.000,00
Potongan Tunai Pembelian….. 2.000,00
Kas………………………….. 98.000,00
Geen opmerkings nie:
Plaas 'n opmerking